查新档案管理与保密制度
科技查新委托（合同）和查新报告是科技查新业务档案的重要组成部分。为确保查新档案的完整，防止查新业务资料的遗失和泄密，使查新报告的电子版本可按照科技部要求定期联网并库，查新部门应设专人负责档案保管。
1．委托（合同）书管理
（1）查新委托（合同）书应由查新部门专人保管。
（2）保管期满5年后，由查新站领导小组查验并决定销毁或其他处置办法。
2．查新报告管理
（1）查新报告的正式文本均以word文件保存，并作光盘、硬盘的双份备份。
（2）查新报告一经签字盖章交付查新委托人后，一项查新工作即全部完成。查新员应在2日内将查新报告文件备份拷贝给查新报告档案保管员备存。存档的备份文件必须与提交委托方的查新报告完全一致。
（3）档案保管员应按期（半年、一年）整理出查新项目明细表目录（报告编号、查新项目名称，委托单位、查新目的、查新范围、报告完成日期、查新员），以备上级成果管理部门的年检、抽查以及本部门的日常查询之用。
（4）档案保管员应按上级部门规定按时将查新报告登录到国家查新工作数据库中。
（5）遗失一项查新委托（合同）罚款20元，由于工作失误致使一项已交付查新委托人的报告文档备份丢失或损坏者罚款50元，并限期补录存档。
（6）查新委托（合同）、查新来访登记与课题安排记录均应按年度装订成册。查新报告的光盘备份每年一盘。并标明备份报告的起止编号。
3．查新档案的查阅手续
（1）查新档案资料应在专用档案柜（箱）中存放，加锁，不得开放使用。
（2）本部门人员查阅使用当年的存档资料须经档案保管员允许，本部门以外人员查阅使用当年的存档资料须经查新部门负责人同意。
（3）本部门人员查阅使用历年存档资料须经本部门负责人批准，借阅须打借条；本部门以外人员查阅使用历年存档资料须经馆长同意，凡借阅、复制均须由领导批签。
（4）查新档案保管员应建立查新档案使用登记记录，注明档案使用情况（使用人、批准人、使用档案文号、使用目的、是否复制或拷贝、借出与归还日期）。
（5）档案保管员违反以上规定，擅自使用、开放档案，造成档案泄密、损坏、遗失者，将视情节予以相应处罚。
（6）查新人员应按照有关保密法令和规定，对委托项目严格保守秘密，未经委托人同意，不得擅自将查新项目的技术内容向他人泄露。